Wewnętrzna Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości i Naruszeń Prawa

Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii tzw. „dyrektywa o ochronie sygnalistów” zostały wdrożone mechanizmy umożliwiające zgłoszenie wszelkich naruszeń i nieprawidłowości prawnych związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstw z grupy Mobica, a celem niniejszej procedury jest ich regulacja i prawidłowe wykorzystanie

1. 1. Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
      
      1. Mobica - rozumie się przez to przedsiębiorstwa powiązane z grupą Mobica tj. Mobica Limited, Mobica US Inc., Mobica Limited Sp. z o. o. Oddział w Polsce, Mobica Technologies Poland Sp. z o.o. oraz Mobica GmbH.
      2. Sygnaliście - rozumie się przez to osobę, która w związku z pełnionymi obowiązkami, świadczoną pracą lub wykonywaną umową czy pozostająca w innych stosunkach prawnych dokonała zgłoszenia nieprawidłowości lub udzieliła pomocy w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości przez inną osobę, w szczególności poprzez dostarczenie tej osobie informacji o nieprawidłowości. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, niezależnie od podstawy zatrudnienia lub charakteru stosunku prawnego łączącego ją z pracodawcą, którego dotyczą zgłaszane nieprawidłowości, także po ustaniu tego stosunku. Sygnaliści podlegają ochronie prawnej w zakresie i na zasadach określonych w ustawie.

      3. Formularzu Zgłoszeń - rozumie się przez to Formularz Zgłoszenia (https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScjDoNYGxH31h2FwzOIs-qmjqTR-Vvho_CXuGPwJE1V1yEF_w/viewform).

      4. Zespole odpowiedzialnym za przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami - rozumie się przez to zespół stworzony z dwóch pracowników wewnętrznego działu prawnego.
   2. W zależności od kontekstu, słowa użyte w liczbie pojedynczej obejmują też liczbę mnogą i odwrotnie.

1. 1. 1. Niniejsza Procedura służy do zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń prawa. Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne regulacje wewnętrzne.

      2. Niniejsza Procedura ustanawia w Mobice zasady podejmowania czynności przez Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, w ramach przysługujących im uprawnień, mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych przez Sygnalistów informacji mogących świadczyć o nieprawidłowościach i podjęcie działań naprawczych.

      3. Celem Procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o Nieprawidłowościach w Mobice, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
      4. Niniejsza Procedura określa w szczególności:
         
         1. 1. zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
            2. zakres osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia tj. Sygnalistów,
            3. zakres podmiotów, których zgłoszenie nieprawidłowości i naruszeń prawa może dotyczyć,
            4. zasady zgłaszania nieprawidłowości przez Sygnalistę,
            5. proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami i naruszeniami prawa,
            6. zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez Sygnalistów oraz ich tożsamości.

1. 1. 1. Postanowienia niniejszej Procedury mają zastosowanie do Sygnalisty, czyli osoby, która w związku z pełnionymi obowiązkami, świadczoną pracą lub wykonywaną umową, czy pozostających w innych stosunkach prawnych dokonała zgłoszenia nieprawidłowości lub udzieliła pomocy w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości przez inną osobę, w szczególności poprzez dostarczenie tej osobie informacji o nieprawidłowości. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, niezależnie od podstawy zatrudnienia lub charakteru stosunku prawnego łączącego ją z pracodawcą, którego dotyczą zgłaszane nieprawidłowości, także po ustaniu tego stosunku. Sygnaliści podlegają ochronie prawnej w zakresie i na zasadach określonych w ustawie.
      2. Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:
         1. Wszystkich przedsiębiorstw Mobica,
         2. Członków organów Mobica,
         3. Pracowników i współpracowników Mobica,
         4. Podwykonawców lub innych przedsiębiorców
      3. Przez nieprawidłowości i naruszenia prawa należy w szczególności rozumieć posiadane przez Sygnalistów informacje, mogące świadczyć o:
         
         1. 1. Podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których mowa w punkcie 2. powyżej,
            2. Niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty, o których mowa w punkcie 2. powyżej,
            3. Niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów, o których mowa w punkcie 2. powyżej,
            4. Nieprawidłowościach w organizacji działalności Mobica, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
            5. Naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Mobice,
            6. Naruszeniu prawa przez Mobica na tle innych norm prawnych.

4. Zespół Odpowiedzialny Za Przyjmowanie I Zarządzanie Zgłoszeniami

1. 1. 1. Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń w sprawie nieprawidłowości i naruszeń prawa w Mobice oraz sprawującą całościowy nadzór w tym zakresie jest zespół składający się z dwóch uprawnionych i przeszkolonych pracowników wewnętrznego działu prawnego.
      2. Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami zobowiązany jest do zachowania ścisłej poufności w stosunku do Sygnalistów i do wszelkich informacji nabytych w drodze przyjmowania i zarządzania zgłoszeniami.
      3. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy członka zespołu odpowiedzialnego za przyjęcie i zarządzanie zgłoszeniami w Mobice – jednostką odpowiedzialną za przyjęcie i rozpatrzenie takiego zgłoszenia nieprawidłowości jest zarząd firmy Mobica.

5. Ochrona Sygnalisty

1. 1. 1. Ochronie podlegają Sygnaliści, którzy dokonali zgłoszenia nieprawidłowości w dobrej wierze, od momentu jego dokonania, niezależnie od tego czy w następstwie zgłoszenia doszło do potwierdzenia prawdziwości zawartych w nim informacji.

1. 1. 2. Dobrą wiarę sygnalisty ocenia się według stanu istniejącego w dniu dokonania zgłoszenia.

1. 1. 3. Domniemywa się, że sygnalista działał w dobrej wierze, chyba że:

1. 1. 1. 1. okoliczności danego przypadku w sposób oczywisty nie uzasadniają przekonania o prawdziwości przekazywanych informacji, lub,
         2. zgłoszenie nieprawidłowości zostało dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego, lub,
         3. zataił w zgłoszeniu fakt swojego przyczynienia się do powstania nieprawidłowości, których dotyczy zgłoszenie.

1. 1. 4. Za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego uznaje się w szczególności zgłoszenie nieprawidłowości dokonane przez sygnalistę w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej.

1. 1. 5. Procedura jak i wewnętrzny system zgłoszeń dopuszcza możliwość zgłoszenia nieprawidłowości i naruszeń prawa w sposób anonimowy.
      6. Tożsamość Sygnalisty jest ściśle chroniona i może zostać ujawniona tylko i wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Sygnalisty.

6. Kanały sygnalizowania nieprawidłowości i naruszeń prawa

1. 1. 1. Sygnalista może zgłosić nieprawidłowości i naruszenia prawa przez następujące kanały sygnalizowania:

1. 1. 1. 1. Kanał wewnętrzny - utworzony przez Mobica,
         2. Zewnętrzne systemy sygnalizowania - utworzone i prowadzone przez wyznaczone do tego organy publiczne. Takie zgłoszenia można kierować do:
            
            • Rzecznika Praw Obywatelskich (organ centralny),
            • Organów publicznych (m.in. UOKIK).
         3. Ujawnienie publiczne (do wiadomości publicznej) – zgłoszenie do instytucji, organizacji społecznych, wszelkich organów (poza organami wyznaczonymi do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych) oraz mediów. Ujawnienie publiczne możliwe jest tylko w następujących przypadkach:
            
            • Brak reakcji na zgłoszenie wewnętrzne czy zewnętrzne tzn. Sygnalista złożył najpierw zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne, bądź od razu zewnętrzne i nie zostały podjęte żadne odpowiednie działania w wyznaczonych terminach.
            • Nagła sytuacja, w rozumieniu której jest to wysokie zagrożenie dla interesu publicznego, obawa działań odwetowych, obawa usuwania dowodów. Chodzi o sytuacje gdy Sygnalista ma powody, żeby sądzić, że zgłoszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego lub gdy jest narażony na działania odwetowe po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego, albo podejrzewa, że prawdopodobieństwo rozwiązania zgłoszonego problemu jest niskie.

7. Wewnętrzny kanał zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń prawa

1. 1. Mobica w ramach wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń prawa udostępnia Sygnalistom następujące możliwości dokonywania zgłoszeń:
      1. Zgłoszenie pisemne - za pośrednictwem formularza zgłoszeń (https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScjDoNYGxH31h2FwzOIs-qmjqTR-Vvho_CXuGPwJE1V1yEF_w/viewform) dostępnego na intranecie oraz na stronie internetowej. Formularz zgłoszeń umożliwia dokonanie zgłoszenia anonimowo.
      2. Zgłoszenie ustne - na wyraźną prośbę Sygnalisty Mobica zapewni możliwość dokonania zgłoszenia telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej. Chęć dokonania zgłoszenia ustnego należy zgłosić w formie pisemnej za pośrednictwem formularza w sekcji “czego dotyczy zgłoszenie”.

1. 2. Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń ma obowiązek potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od daty jego złożenia.

8. Proces rozpatrywania oraz zarządzania zgłoszeniami w sprawie nieprawidłowości i naruszeń prawa

1. 1. Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami w sprawie nieprawidłowości i naruszeń prawa po otrzymaniu zgłoszenia rozpocznie postępowanie wyjaśniające (sprawdzające)..

1. 2. W toku postępowania wyjaśniającego (sprawdzającego) zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami jest uprawniony do kontaktu z Sygnalistą w celu uzupełnienia ewentualnych brakujących informacji lub innych danych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (sprawdzającego), które nie zostały uwzględnione w formularzu zgłoszeń.

1. 3. W obowiązku zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami jest przekazanie informacji zwrotnej dotyczącej sprawy Sygnaliście dokonującemu zgłoszenie w terminie nie dłuższym niż 3 miesięce od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

1. 4. Przekazanie informacji zwrotnej nie jest tożsame z zakończeniem postępowania wyjaśniającego (sprawdzającego). Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu, bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone nieprawidłowości i/lub naruszenie prawa.

1. 5. W trakcie trwania postępowania wyjaśniającego (sprawdzającego) wszelkie dane osobowe oraz informacje dotyczące sprawy objęte są ścisłą tajemnicą i przetwarzane są zgodnie z zasadami poufności.

9. Ochrona danych

1. 1. Podstawowym aktem prawnym, zgodnie z którym Mobica przetwarza dane osobowe zawarte w zgłoszeniach dotyczących nieprawidłowości i naruszeń prawa jest Rozporządzenie Nr 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych, zwane dalej Rozporządzeniem Ochrony Danych Osobowych „RODO”.
   2. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez Mobica nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.